VERBİS, Veri sorumlularının kaydolma ve veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi beyan etme zorunluluğunu getiren bir kayıt sistemidir.
Günümüzde dijitalleşmenin hızla artması, kişisel verilerin güvenliğini ve gizliliğini daha da önemli hale getirmektedir. Bu bağlamda, Türkiye'de yürürlükte olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde, Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) oluşturulmuştur.
Veri Sorumluları Sicili Nedir?
Veri Sorumluları Sicili (VERBİS), Türkiye'deki veri sorumlularının kayıt yapma yükümlülüğüne tabi olduğu bir sistemdir. Bu sistem, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu'nun (Kurul) gözetiminde, Başkanlık tarafından tutulmaktadır. Temel amaç, kişisel verilerin işlenmesi sürecinde şeffaflığı ve hesap verebilirliği artırmak, bu sayede bireylerin gizlilik haklarını güçlendirmektir.
Zorunlu Kayıt ve Beyan Yükümlülüğü
KVKK'nın 16. maddesi, yıllık çalışan sayısı 50'den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den fazla olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularını VERBİS'e kaydolma ve bildirim yapma yükümlülüğü getirmiştir. Bu kayıt süreci, veri sorumlularının hangi kişisel verileri işlediklerini, hangi amaçlarla kullandıklarını ve bu verileri nasıl koruduklarını açıkça belirtmelerini gerektirir.
- Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekmektedir.
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekmektedir.
- Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekmektedir.
Kimler Sicile Kayıt Yükümlülüğünden İstisna
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 16 ncı maddesinde, “işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir” hükmü yer almaktadır.
Bu hüküm doğrultusunda Kurulca bazı veri sorumluları için Sicile kayıt yükümlülüğüne istisna getirilmiştir. Bu kapsamda alınmış olan 2018/32 sayılı Kurul Kararı 15.05.2018 tarihli Resmi Gazete’de; 2018/68, 2018/75 ve 2018/87 sayılı Kurul Kararları ise 18.08.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Buna göre;
- Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
- 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler,
- 04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanunu’na göre kurulmuş derneklerden, 20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
- 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler,
- 19/03/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar,
- Gümrük müşavirleri,
- Arabulucular,
- 01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler,
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar, VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur.
Veri Sorumluları Siciline Kayıt Süreci
Veri sorumluları, VERBİS'e kayıt yapmak için Verbis Kayıt bu linki kullanabilirler. Bu platform üzerinden kayıt süreci başlatılarak, gerekli bilgiler eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır. VERBİS, kayıt yükümlülüğüne istisna getirilen durumlar dışında, her veri sorumlusunun kayıt yapma zorunluluğunu içermektedir.
Verbis’e Nasıl Kayıt Olunur?
- https://verbis.kvkk.gov.tr internet adresi üzerinden kayıt yapmanız gerekmektedir. Açılan sayfada Veri Sorumlusu Yönetici Girişi linkini tıklayınız. bu link üzerinden Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi linkini tıklayınız.
- Açılan bu sayfada yer alan bilgileri doldurunuz. Ardından size sunulan talimatları gerçekleştiriniz.
Veri Sorumluları Siciline Kayıt Süreci Yardım ve Destek
Bu karmaşık süreçte, veri sorumluları KMK Bilgi Teknolojileri Uzmanlarına ücretsiz danışabilirler. KMK Uzmanları, kayıt süreci ve KVKK hükümleri konusunda detaylı bilgi sağlayarak işletmelerin doğru bir şekilde kayıt yapmalarına yardımcı olabilirler.
Sonuç olarak, kişisel verilerin korunması, gizliliğin ve güvenliğin sağlanması için büyük bir önem taşımaktadır. VERBİS kayıt süreci, bu hassas bilgilerin doğru bir şekilde işlenmesini ve korunmasını amaçlamaktadır. Bu yükümlülükleri yerine getirmek işletmelerin yasal düzenlemelere uyumunu temin etmek adına kritik bir adımdır.
