E-satın alma sistemi nedir?
E-satın alma sistemi; kurumların satın alma ihtiyaçlarını, taleplerini, tedarikçilerini, teklif süreçlerini ve onay adımlarını dijital ortamda yönetmesini sağlayan kurumsal yazılım altyapısıdır.
Manuel e-posta, telefon, elektronik tablo ve farklı uygulamalar üzerinden yürütülen satın alma işlemleri tek bir süreç altında toplanabilir. Kullanıcıların hangi işlemleri yapabileceği, hangi taleplerin kim tarafından onaylanacağı ve hangi tedarikçilerin sürece katılacağı kurumun çalışma modeline göre belirlenir.
KMK E-Satın Alma ve Tedarikçi Portalı; satın alma ekibi, kurum çalışanları, yöneticiler ve tedarikçiler arasında yürütülen işlemlerin KMK Core üzerinde kurumun süreçlerine göre yapılandırılmasını sağlar.
Satın alma süreci nasıl çalışır?
Satın alma talebi oluşturulur
Yetkili kullanıcı ihtiyaç duyulan ürün, hizmet, miktar, teslimat ve diğer satın alma bilgileriyle talep oluşturur.
Talep onay sürecinden geçer
Talebin departman, tutar, kategori veya kurum kurallarına göre ilgili yöneticilerin onayına gönderilmesi sağlanabilir.
Uygun tedarikçiler belirlenir
Onaylanan ihtiyaç için mevcut tedarikçiler arasından uygun firmalar seçilebilir veya yeni tedarikçiler sürece dahil edilebilir.
RFQ ve teklif süreci başlatılır
Tedarikçilere aynı satın alma ihtiyacına ilişkin teklif talebi iletilir ve teklifler belirlenen koşullarla toplanır.
Teklifler karşılaştırılır
Fiyat, teslimat, ödeme koşulları ve projeye özgü diğer kriterler üzerinden gelen teklifler değerlendirilir.
Karar ve onay tamamlanır
Seçilen teklif kurumun yetki ve onay kurallarına göre sonuçlandırılır.
Satın alma süreci ilerletilir
Onaylanan karar sonraki sipariş, sözleşme, ERP veya kurumun diğer operasyon süreçlerine aktarılabilir.
Temel çalışma alanları
Satın alma talepleri
Departman veya kullanıcıların satın alma ihtiyaçlarını standart bir süreç üzerinden oluşturmasını ve takip etmesini sağlayın.
Onay süreçleri
Talep ve satın alma kararlarını kurumun yetki, tutar, departman ve iş kurallarına göre onay akışlarına bağlayın.
Tedarikçi yönetimi
Tedarikçi bilgilerini, yetkili kullanıcılarını, belgelerini ve satın alma sürecindeki rollerini merkezi olarak yönetin.
RFQ ve teklif toplama
Aynı satın alma ihtiyacı için belirlenen tedarikçilerden yapılandırılmış teklifler toplayın.
Teklif karşılaştırma
Tedarikçilerden gelen fiyat, teslimat ve diğer ticari koşulları ortak bir değerlendirme sürecinde karşılaştırın.
Entegrasyonlar
ERP, muhasebe, e-belge ve kurum içi sistemlerle proje kapsamına göre veri akışları oluşturun.
Tedarikçilerin satın alma sürecine kontrollü katılımını sağlayın
Tedarikçi portalı, kurumun çalıştığı firmaların kendilerine açılan satın alma süreçlerine yetkileri doğrultusunda erişmesini sağlayan çalışma alanıdır.
Tedarikçiler proje modeline göre kendi firma ve kullanıcı bilgilerini yönetebilir, kendilerine gönderilen teklif taleplerini görüntüleyebilir, tekliflerini iletebilir ve ilgili işlem süreçlerini takip edebilir.
Kurum tarafında ise tedarikçi erişimleri, yetkiler ve satın alma sürecindeki hareketler merkezi olarak yönetilir.
Satın alma portalı ile B2B pazaryeri arasındaki fark nedir?
Satın Alma & Tedarikçi Portalı
- Sistemin sahibi: Satın alan kurum
- Ana amaç: Kurumsal satın alma yönetimi
- Tedarikçiler: Kurumun süreçlerine dahil edilen firmalar
- Alıcı: Sistemi kullanan kurum
- Temel süreç: Talep → RFQ → teklif → karar
- Yönetim odağı: Procurement
B2B Pazaryeri
- Sistemin sahibi: Platform işletmecisi
- Ana amaç: İşletmeleri ticaret için buluşturmak
- Tedarikçiler: Platformdaki satıcı işletmeler
- Alıcı: Birden fazla kurumsal alıcı
- Temel süreç: Ürün/hizmet → sipariş → ticaret
- Yönetim odağı: Marketplace
Yapılandırılmış teklif talepleriyle tedarikçileri aynı koşullarda değerlendirin
RFQ (Request for Quotation), belirli bir ürün veya hizmet ihtiyacı için tedarikçilerden fiyat ve ticari koşulların talep edildiği teklif toplama sürecidir.
Satın alma portalında kurum, ihtiyaca ilişkin bilgileri ve teklif koşullarını belirleyerek uygun tedarikçilere iletebilir. Gelen teklifler ortak süreç içinde toplanarak değerlendirme için satın alma ekibine sunulur.
RFQ sürecinin kapsamı; ürün veya hizmet tipi, satın alma politikası ve kurumun onay yapısına göre projede yapılandırılır.
E-posta ve elektronik tablo yerine ortak satın alma süreci
Farklı tedarikçilerden e-posta veya farklı dosya formatlarıyla teklif toplamak, tekliflerin karşılaştırılmasını ve süreç geçmişinin izlenmesini zorlaştırabilir.
E-satın alma sistemiyle teklif talepleri ortak bir süreç üzerinden yürütülebilir. Tedarikçilerden gelen ticari bilgiler yapılandırılmış alanlarda toplanabilir ve satın alma ekibinin değerlendirmesine sunulabilir.
Karşılaştırma kriterleri ve karar süreçleri kurumun satın alma modeline göre belirlenir.
Satın alma kurallarını dijital iş akışlarına dönüştürün
Her satın alma işleminin aynı onay sürecinden geçmesi gerekmez.
Talebin niteliği, departmanı, bütçesi veya işlem tutarı gibi kriterlere göre farklı kullanıcı ve yönetici rollerinin sürece dahil edilmesi sağlanabilir.
KMK Core üzerindeki kullanıcı ve yetki yapısı, satın alma sürecinin kurumun organizasyonuna göre yapılandırılmasına olanak verir.
Kimler için uygun?
Üretici ve sanayi kuruluşları
Hammadde, ürün, hizmet ve operasyonel satın alma süreçlerini farklı tedarikçilerle yöneten işletmeler.
Çok şubeli veya çok departmanlı şirketler
Farklı ekiplerden gelen satın alma taleplerini ortak onay ve satın alma süreçlerinde birleştirmek isteyen kurumlar.
Düzenli tedarikçi ağıyla çalışan işletmeler
Teklif taleplerini ve tedarikçi iletişimini merkezi bir sistem üzerinden yürütmek isteyen şirketler.
Kuruma özel satın alma süreçleri bulunan yapılar
Standart satın alma yazılımlarının karşılayamadığı kullanıcı, yetki, teklif veya entegrasyon kuralları bulunan kurumlar.
Satın alma süreçlerinizi kurumunuzun çalışma biçimine göre yapılandırın
KMK her satın alma projesini sıfırdan geliştirmek yerine KMK Core'un kullanıcı, yetki, işlem, belge, bildirim ve entegrasyon yeteneklerini kurumun satın alma modeline göre yapılandırır. Hazır çekirdek üzerinde ihtiyaç duyulan satın alma modülleri, tedarikçi çalışma alanları, iş akışları ve kurumsal entegrasyonlar proje kapsamına göre geliştirilir.
Kullanıcı ve yetki yönetimi
İş akışları
Kurumsal entegrasyonlar
Yönetilen altyapı
Proje yaklaşımı
Ön değerlendirme
Süreç analizi
Kapsam ve mimari
Geliştirme ve entegrasyon
Test ve yayın
SSS
E-satın alma ve tedarikçi portalı hakkında merak edilenler
E-satın alma sistemine geçmeden önce en çok sorulan sorular.
E-Satın Alma
Satın alma süreçlerinizi birlikte dijitalleştirelim
Mevcut satın alma, onay, tedarikçi ve teklif süreçlerinizi anlatın. KMK ekibi sistemin KMK Core üzerinde nasıl yapılandırılabileceğini, gerekli entegrasyonları ve başlangıç kapsamını değerlendirsin.
- Süreç ve rol analizi
- Tedarikçi portalı
- Kurumsal entegrasyonlar