Teslimat, Mal Kabul ve Fatura Kontrolü Nasıl Yönetilir?
Ders 8 / 10 · 30 dakika okuma · İleri
Satın alma siparişinden sonra teslimat planını, kısmi teslimatları, miktar ve kalite kabulünü, hizmet kabulünü ve PO–mal kabul–fatura eşleştirmesini kontrollü biçimde yönetmeyi öğrenin.
Bu Derste Öğrenecekleriniz
- ✓Teslimat planı ile PO miktarını ve tarihini ilişkilendirmek
- ✓Kısmi ve fazla teslimatlarda kalan sipariş miktarını doğru yönetmek
- ✓Fiziksel mal kabul ile kalite kabulünü gerektiğinde ayırmak
- ✓Hizmet satın alımlarında ölçülebilir kabul kaydı oluşturmak
- ✓PO, mal kabul ve fatura arasındaki 2-way/3-way match mantığını açıklamak
- ✓Fiyat ve miktar toleranslarını kontrollü biçimde tasarlamak
- ✓Uyuşmazlık, iade, eksik teslim ve fatura blokajı süreçlerini yönetmek
- ✓Teslimat verisini tedarikçi performansına bağlamak
Siparişin tedarikçiye iletilmesi satın almanın tamamlandığı anlamına gelmez. İşletmenin gerçekten ne teslim aldığı, ne kadarını kabul ettiği, kalite koşullarının karşılanıp karşılanmadığı ve faturanın bu gerçekleşmeyle uyumlu olup olmadığı kontrol edilmelidir.
1. Sipariş miktarı ile teslimat planını ayırın
Tek bir PO satırı birden fazla teslimat tarihine bölünebilir. 10.000 adetlik siparişin 4.000 adedi mayıs, 6.000 adedi haziran ayında teslim edilecekse sistem toplam sipariş miktarını ve teslimat planlarını ayrı izleyebilmelidir.
| PO miktarı | Planlanan teslimat | Teslim edilen | Açık kalan |
|---|---|---|---|
| 10.000 | 15 Mayıs: 4.000 | 4.000 | 6.000 |
| 10.000 | 15 Haziran: 6.000 | — | 6.000 |
2. Mal kabul kaydını yalnız 'geldi' bilgisine indirgemeyin
Mal kabul kaydı hangi PO'ya karşılık hangi ürünün, hangi miktarda, hangi tarihte ve hangi lokasyona teslim edildiğini göstermelidir. Parti/lot, seri numarası veya son kullanma tarihi gibi bilgiler kategoriye göre ayrıca gerekebilir.
- PO ve satır referansı
- Teslim edilen ürün/hizmet
- Teslim edilen miktar ve birim
- Teslimat tarihi ve lokasyon
- İrsaliye/teslimat referansı
- Teslim alan kullanıcı
- Varsa lot/seri bilgisi
- Hasar/eksik/fazla teslim notu
- Kalite veya teknik kabul durumu
3. Fiziksel teslim ile kalite kabulünü gerektiğinde ayırın
Depoya 1.000 adet ürün gelmiş olması 1.000 adedin kalite açısından kabul edildiği anlamına gelmeyebilir. Kritik kategorilerde önce fiziksel giriş, ardından numune veya kalite kontrol sonucu kabul/ret kaydı oluşturulabilir.
Örnek — Fiziksel giriş ve kalite kabulü
4. Kısmi teslimatta açık miktarı koruyun
100 adet siparişin 60 adedi teslim edildiğinde PO tamamen kapanmamalıdır. Kalan 40 adet açık taahhüt olarak izlenmeli; tedarikçi kalan miktarı daha sonra teslim edecekse yeni teslimat kaydı aynı PO'ya bağlanmalıdır.
| Sipariş | 1. kabul | 2. kabul | Kalan |
|---|---|---|---|
| 100 adet | 60 | 25 | 15 |
Uyarı — Kısmi teslimatı yeni PO ile gizlemeyin
5. Fazla teslimat için tolerans ve yetki belirleyin
Tedarikçi 100 adet yerine 103 adet gönderebilir. İşletme her fazla teslimatı kabul etmek zorunda değildir. Ürün/kategori bazında fazla teslim toleransı tanımlanabilir; tolerans üzerindeki miktar yetkili onay, iade veya PO değişikliği gerektirebilir.
Örnek — Fazla teslimat kontrolü
6. Hizmet satın alımlarında kabul kanıtını tanımlayın
Danışmanlık, bakım, yazılım geliştirme veya reklam hizmetinde fiziksel mal kabul yoktur. Buna rağmen ödeme öncesinde hizmetin tamamlandığını veya ilgili kilometre taşının gerçekleştiğini gösteren kabul kaydı gerekir.
| Hizmet türü | Kabul kanıtı örneği |
|---|---|
| Danışmanlık | Onaylı çıktı/rapor ve dönem kabulü |
| Bakım | Servis formu ve iş emri kapanışı |
| Yazılım geliştirme | Teslim edilen milestone + kullanıcı/teknik kabul |
| Abonelik | Aktif hizmet dönemi ve sözleşme kapsamı |
| Reklam/medya | Yayın/teslim raporu ve sözleşme koşulları |
7. 2-way ve 3-way match mantığını doğru kullanın
Fatura kontrolünde 2-way match genellikle PO ile faturayı; 3-way match ise PO, mal/hizmet kabulü ve faturayı karşılaştırır. İşletmenin satın alma türüne göre gerekli kontrol seviyesi değişebilir.
| Kontrol | Karşılaştırılan kayıtlar | Temel soru |
|---|---|---|
| 2-way match | PO ↔ Fatura | Fatura sipariş edilen fiyat/miktarla uyumlu mu? |
| 3-way match | PO ↔ Kabul ↔ Fatura | Fatura edilen miktar ve fiyat hem sipariş hem gerçekleşen kabul ile uyumlu mu? |
Örnek — 3-way match örneği
8. Toleransları istisnayı yönetmek için kullanın
Her kuruş veya küçük yuvarlama farkını manuel onaya göndermek operasyonu gereksiz yavaşlatabilir. İşletme kategori, tutar veya fark türüne göre fiyat ve miktar toleransları tanımlayabilir. Toleranslar kontrolü kaldırmak değil, önemsiz farkları otomatik yönetmek için kullanılmalıdır.
| Fark türü | Örnek tolerans yaklaşımı | Tolerans dışı aksiyon |
|---|---|---|
| Birim fiyat farkı | % veya mutlak tutar eşiği | Satın alma/onay incelemesi |
| Miktar farkı | Kategori bazlı fazla/eksik tolerans | Kabul/iade/PO değişikliği |
| Toplam fatura farkı | Düşük tutarlı yuvarlama eşiği | Finans/satın alma incelemesi |
| Navlun/ek ücret | PO/sözleşmede tanımlı olma şartı | Açıklama veya red |
Uyarı — Tolerans limit aşma aracı değildir
9. Uyuşmazlıkları yapılandırılmış neden kodlarıyla yönetin
Fatura veya teslimat uyuşmazlıkları yalnız serbest metin e-postalarla çözülürse kök neden analizi yapılamaz. Fiyat farkı, eksik teslim, fazla teslim, kalite reddi, yanlış PO, vergi farkı veya yetkisiz ek ücret gibi nedenler sınıflandırılmalıdır.
- Fiyat farkı
- Miktar farkı
- Eksik teslimat
- Fazla teslimat
- Kalite reddi
- Yanlış ürün/hizmet
- PO referansı eksik/yanlış
- Sözleşme dışı ücret
- Vergi/para birimi farkı
- Mükerrer fatura
10. Fatura blokajını sorumlu ve SLA ile yönetin
Eşleşmeyen fatura yalnız 'blokeli' durumda beklerse tedarikçi ödemesi gecikir ve finans ekibi nedenini takip etmek zorunda kalır. Uyuşmazlığın sahibi, nedeni, açılış tarihi, hedef çözüm süresi ve çözüm kararı görünür olmalıdır.
| Uyuşmazlık | Olası sahip | Çözüm örneği |
|---|---|---|
| Fiyat farkı | Satın alma | PO değişikliği veya tedarikçi düzeltme faturası |
| Eksik kabul | Depo/iş birimi | Kabul kaydını tamamlama veya tedarikçi teyidi |
| Kalite reddi | Kalite + satın alma | İade/değişim/kredi notu |
| Sözleşme dışı ücret | Satın alma | Red veya yetkili istisna |
| Vergi/fatura hatası | Finans + tedarikçi | Düzeltilmiş fatura |
11. İade ve ret kayıtlarını orijinal kabul ile ilişkilendirin
Teslim alınan ürün sonradan iade ediliyorsa iade kaydı hangi PO ve hangi mal kabul satırına ait olduğunu göstermelidir. Böylece net kabul miktarı, fatura ve tedarikçi kalite performansı doğru hesaplanabilir.
12. Teslimat verisini performans ölçümüne hazırlayın
Tedarikçi performansı yalnız dönem sonunda kullanıcı görüşüyle oluşturulmamalıdır. Planlanan teslim tarihi, teyit edilen tarih, gerçek teslim tarihi, sipariş miktarı, kabul edilen miktar ve kalite sonucu sistemde doğru tutulursa OTIF ve kalite KPI'ları güvenilir veriden üretilebilir.
| Veri | Üretebileceği gösterge |
|---|---|
| Planlanan vs gerçek teslim tarihi | Zamanında teslimat |
| Sipariş vs teslim edilen miktar | Tam teslimat |
| Zaman + miktar | OTIF |
| Kabul vs ret miktarı | Kalite/ret oranı |
| Uyuşmazlık açılış/kapanış | Sorun çözüm süresi |
İlgili çözüm: Satın Alma ve Tedarikçi Portalı
Şimdi Uygulayın
Uygulama Görevi — PO'dan Faturaya Kontrol Akışı
Bir ürün ve bir hizmet satın alma örneği seçin. Her ikisi için PO, teslimat/hizmet kabulü ve fatura aşamalarında hangi verilerin karşılaştırılacağını yazın. Kısmi teslimat, fiyat farkı, fazla miktar ve kalite reddi senaryolarında sistemin ne yapacağını tanımlayın.
| Senaryo | PO | Kabul | Fatura | Beklenen sistem aksiyonu |
|---|---|---|---|---|
| Tam uyum | … | … | … | … |
| Kısmi teslimat | … | … | … | … |
| Fiyat farkı | … | … | … | … |
| Fazla teslimat | … | … | … | … |
| Kalite reddi | … | … | … | … |
İpucu — Kabul testi
Bu Derste Ne Öğrendik?
- ✓Teslimat, satın alma siparişinin gerçekleşmeye dönüştüğü aşamadır.
- ✓Fiziksel teslim, miktar kabulü, kalite veya hizmet kabulü gerektiğinde ayrı kaydedilmeli; kısmi teslimatlarda açık miktar korunmalıdır.
- ✓Fatura kontrolünde PO, kabul ve fatura verileri eşleştirilmeli; tolerans dışı farklar otomatik ödeme yerine kontrollü istisna akışına yönlendirilmelidir.
- ✓Teslimat ve kabul verileri daha sonra tedarikçi performansının güvenilir girdisini oluşturur.