Bayi sipariş sistemi nedir?

Bayi sipariş sistemi; üretici, distribütör, ithalatçı veya toptancı bir işletme ile ona bağlı bayiler arasındaki sipariş sürecini dijital ortamda yönetmek için kullanılan B2B ticaret sistemidir. Bayi, kendisine verilen kullanıcı hesabıyla sisteme giriş yaparak ürünleri inceleyebilir, kendi ticari koşullarına göre fiyatları görebilir ve siparişini doğrudan oluşturabilir.

Bayi sipariş sistemi nasıl çalışır?

İşletme ürün kataloğunu ve bayilere uygulanacak ticari kuralları sisteme tanımlar. Her bayi kendi hesabıyla giriş yaptığında yalnızca kendisi için geçerli ürün, fiyat, iskonto, ödeme ve sipariş koşullarını görebilir. Oluşturulan sipariş merkezi sisteme ulaşır ve işletmenin satış, depo, muhasebe veya ERP süreçlerine aktarılabilir.

1. 1
   Adım 1:

   Bayi kendisine ait kullanıcı hesabıyla sisteme giriş yapar.

2. 2
   Adım 2:

   Satın alabileceği ürünleri ve kendisine tanımlanan fiyatları görüntüler.

3. 3
   Adım 3:

   Ürünleri ve sipariş miktarlarını belirler.

4. 4
   Adım 4:

   Sistem varsa minimum sipariş, koli, stok, iskonto ve diğer ticari kuralları kontrol eder.

5. 5
   Adım 5:

   Bayi siparişini oluşturur.

6. 6
   Adım 6:

   Gerekliyse sipariş onay sürecine girer.

7. 7
   Adım 7:

   Onaylanan sipariş satış, ERP, muhasebe veya depo operasyonuna aktarılır.

8. 8
   Adım 8:

   Bayi siparişinin durumunu sistem üzerinden takip edebilir.

Bayi sipariş sistemi ile normal e-ticaret sitesi arasındaki fark nedir?

Normal B2C e-ticaret sitesinde çoğunlukla son tüketiciye satış yapılır ve müşteriler genel satış fiyatlarını görür. Bayi sipariş sisteminde ise ticari ilişki işletmeler arasındadır. Her bayi için farklı fiyat, iskonto, ödeme şekli, vade, kredi limiti veya ürün erişimi tanımlanabilir.

Her bayiye farklı fiyat gösterilebilir mi?

Evet. Sistem destekliyorsa bayiler farklı fiyat listelerine veya fiyat gruplarına bağlanabilir. Aynı ürün bir bayi tarafından farklı, başka bir bayi tarafından farklı fiyatla görülebilir. Fiyatlandırma bayi grubu, müşteri, ürün, miktar veya işletmenin kullandığı diğer ticari kurallara göre oluşturulabilir.

Bayiye özel iskonto uygulanabilir mi?

Bayi bazında veya bayi gruplarına göre iskonto oranları tanımlanabilir. Ayrıca ürün grubu, marka, kategori, sipariş miktarı veya kampanya gibi koşullara bağlı farklı iskonto kuralları kullanılabilir. Uygulanabilecek yapı kullanılan B2B altyapısının yeteneklerine göre değişir.

Bayi stok durumunu görebilir mi?

Sistem stok yönetimiyle entegre çalışıyorsa bayi sipariş verebileceği ürünlerin stok durumunu görebilir. İşletme isterse gerçek stok miktarını göstermek yerine yalnızca ürünün stokta olup olmadığını veya belirli stok seviyelerini gösterebilir.

Cari hesap ve kredi limiti sisteme dahil edilebilir mi?

Bayi sipariş sistemi ERP veya muhasebe altyapısıyla entegre edildiğinde cari bakiye, risk durumu, kredi limiti ve ilgili finansal bilgiler sipariş sürecinde kullanılabilir. Örneğin kullanılabilir kredi limitini aşan bir sipariş engellenebilir veya yetkili onayına gönderilebilir.

Bayiler vadeli sipariş verebilir mi?

İşletmenin ticari modeli ve kullanılan sistem destekliyorsa bayiye özel ödeme ve vade koşulları tanımlanabilir. Böylece her siparişin kredi kartıyla anında ödenmesi yerine mevcut ticari anlaşmaya göre cari hesaba veya belirlenmiş ödeme koşullarına bağlı sipariş oluşturulabilir.

Minimum sipariş ve koli kuralları uygulanabilir mi?

Evet. Toptan satışta kullanılan minimum sipariş miktarı, minimum sipariş tutarı, koli içi adet veya belirli miktarın katlarıyla sipariş verme gibi kurallar dijital sipariş sürecine uygulanabilir.

Örneğin 24'lü koliyle satılan bir ürün için bayinin 25 adet sipariş vermesi yerine sistem uygun koli miktarlarını kullanmasını sağlayabilir.

Bayiler toplu sipariş verebilir mi?

B2B satın almalarda aynı siparişte çok sayıda ürün bulunabildiği için bayi sipariş sistemlerinde hızlı ve toplu sipariş özellikleri kullanılabilir. Bayi ürün koduyla arama yapabilir, çok sayıda ürünü aynı ekranda sepete ekleyebilir veya altyapı destekliyorsa Excel ya da CSV dosyasından sipariş listesi yükleyebilir.

Geçmiş siparişler tekrar verilebilir mi?

Düzenli olarak aynı ürünleri satın alan bayiler için geçmiş siparişten tekrar sipariş oluşturma özelliği kullanılabilir. Yeni sipariş hazırlanırken güncel fiyat, stok ve ticari koşullar yeniden kontrol edilmelidir.

Bayi siparişleri onaya bağlanabilir mi?

Evet. Sipariş tutarı, kredi limiti, vade, iskonto, stok veya başka ticari kurallara göre bazı siparişler otomatik ilerlerken bazıları satış, finans veya yönetici onayına gönderilebilir.

Bayi sipariş sistemi ERP ile entegre edilebilir mi?

Evet. Teknik olarak uygun sistemlerde ürün, stok, fiyat, cari hesap, kredi limiti ve benzeri bilgiler ERP'den bayi sistemine aktarılabilir; bayinin oluşturduğu siparişler de ERP'ye gönderilebilir. Böylece internetten gelen bayi siparişlerinin tekrar manuel olarak ERP'ye girilmesi ihtiyacı azaltılabilir.

Bayi sipariş sistemi kimler için uygundur?

• Üreticiler
• Distribütörler
• Toptancılar
• İthalatçılar
• Bayi veya alt bayi ağıyla çalışan şirketler
• Kurumsal müşterilerine düzenli ürün satan işletmeler
• Siparişlerini telefon, e-posta veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden alan işletmeler

Telefon ve WhatsApp ile sipariş almak yerine neden bayi sistemi kullanılır?

Manuel siparişlerde ürün kodunun yanlış anlaşılması, miktarın hatalı girilmesi, güncel olmayan fiyatın kullanılması veya siparişin farklı mesajlar arasında kaybolması gibi operasyonel sorunlar oluşabilir. Bayi sipariş sisteminde müşteri güncel katalog ve kendi ticari koşulları üzerinden siparişini doğrudan oluşturur.

Bu yapı satış temsilcisinin rolünü tamamen ortadan kaldırmak zorunda değildir. Tekrarlayan sipariş girişlerinin dijitalleştirilmesi, satış ekibinin müşteri ilişkileri, yeni satış fırsatları ve daha karmaşık ticari süreçlere daha fazla zaman ayırmasını sağlayabilir.

Bayi sipariş sisteminin temel avantajları nelerdir?

• Bayilerin self-servis sipariş verebilmesini sağlar.
• Bayiye özel fiyat ve ticari koşulların uygulanmasını kolaylaştırır.
• Telefon ve e-posta üzerinden yapılan manuel sipariş girişini azaltabilir.
• Sipariş hatalarının azaltılmasına yardımcı olabilir.
• Stok ve ürün bilgilerinin merkezi olarak sunulmasını sağlar.
• Siparişlerin durumunun bayi tarafından takip edilmesini kolaylaştırır.
• ERP ve diğer kurumsal sistemlerle entegre bir sipariş akışı oluşturabilir.
• Bayi ağı büyüdükçe sipariş operasyonunun daha sistematik yönetilmesini sağlayabilir.

Bayi sipariş sistemi seçerken nelere dikkat edilmelidir?

• Bayiye veya bayi grubuna özel fiyatlandırma
• İskonto ve kampanya kuralları
• Cari hesap ve kredi limiti yönetimi
• Vadeli satış desteği
• Minimum sipariş ve koli kuralları
• Stok ve çoklu depo desteği
• Hızlı ve toplu sipariş araçları
• Sipariş onay süreçleri
• Farklı kullanıcı rolleri ve yetkileri
• ERP ve muhasebe entegrasyonları
• Sipariş ve sevkiyat takibi
• Mobil cihazlarda kullanılabilirlik
• İşletmenin mevcut ve gelecekteki bayi yapısına uyarlanabilirlik

KMK Kuruma Özel Ticaret Sistemlerini İnceleyin