Online bayi sistemi nasıl kurulur?

Online bayi sistemi kurarken ilk adım yazılım seçmek değil, işletmenin bayileriyle nasıl çalıştığını modellemektir. Çünkü B2B satışta her bayi aynı fiyatı, ödeme koşulunu, ürün grubunu veya sipariş kuralını kullanmayabilir. Kurulacak sistem bu ticari yapıyı dijital ortama aktarabilmelidir.

1. Mevcut bayi satış sürecini çıkarın

Bayilerin bugün nasıl sipariş verdiğini baştan sona inceleyin. Siparişler telefon, e-posta, mesajlaşma uygulaması veya satış temsilcileri üzerinden geliyorsa hangi bilgilerin kim tarafından kontrol edildiğini belirleyin.

• Bayi ürün ve fiyat bilgisini nereden alıyor?
• Bayinin fiyatı veya iskontosu nasıl belirleniyor?
• Stok bilgisi nasıl öğreniliyor?
• Sipariş kimin tarafından alınıyor?
• Kredi limiti veya cari hesap kontrolü yapılıyor mu?
• Vadeli satış koşulları nasıl belirleniyor?
• Sipariş onayı gerekiyor mu?
• Sipariş ERP veya muhasebe sistemine nasıl giriliyor?
• Depo ve sevkiyat süreci nasıl başlıyor?
• Bayi sipariş durumunu nasıl öğreniyor?

2. Bayi yapısını ve yetkileri belirleyin

Sistemde hangi bayilerin bulunacağı ve bunların nasıl gruplandırılacağı belirlenmelidir. Bölge, bayi tipi, satış hacmi, marka, ürün grubu veya ticari anlaşmaya göre farklı bayi grupları oluşturulabilir.

Aynı bayi şirketinde birden fazla kullanıcı bulunuyorsa kullanıcı rolleri de ayrıca tasarlanmalıdır. Örneğin satın alma personeli sipariş oluşturabilirken şirket yöneticisi belirli tutarın üzerindeki siparişleri onaylayabilir; muhasebe kullanıcısı ise cari hareketleri görüntüleyebilir.

3. Bayiye özel fiyatlandırma modelini oluşturun

Bayi sisteminin önemli bileşenlerinden biri fiyatlandırmadır. Her bayinin aynı satış fiyatını görmesi gerekmeyebilir. İşletmenin mevcut ticari yapısına göre fiyat listeleri, bayi grupları ve müşteri bazlı fiyatlar tanımlanabilir.

• Bayiye özel fiyat
• Bayi grubuna özel fiyat listesi
• Ürün veya kategori bazlı iskonto
• Miktara göre kademeli fiyat
• Kampanya fiyatı
• Müşteriye özel iskonto
• Minimum sipariş miktarı
• Koli veya paket katlarıyla satış

4. Cari hesap, vade ve kredi limitlerini tanımlayın

B2B ticarette her sipariş kredi kartıyla anında ödenmeyebilir. Bayiler işletmeyle yaptıkları ticari anlaşmaya göre vadeli veya cari hesap üzerinden satın alma yapabilir. Bu nedenle online bayi sisteminin mevcut finansal kuralları desteklemesi gerekebilir.

• Cari bakiye
• Kredi veya risk limiti
• Kullanılabilir limit
• Ödeme koşulları
• Vade seçenekleri
• Gecikmiş borçlara uygulanacak sipariş kuralları
• Limit aşımında uygulanacak onay süreci

5. Ürün kataloğunu bayi satışına uygun hazırlayın

Bayi sistemi için ürün kataloğu yalnızca ürün adı ve görselden oluşmamalıdır. Bayinin doğru ürünü hızlı bulabilmesi ve toplu sipariş verebilmesi için ürün kodu, varyant, paket bilgisi, satış birimi ve gerekli teknik bilgiler düzenli tutulmalıdır.

Bazı ürünlerin yalnızca belirli bayilere veya bayi gruplarına satılması gerekiyorsa ürün görünürlüğü de bu kurallara göre yönetilebilir.

6. Stok ve depo yapısını belirleyin

Bayinin sipariş verebileceği stok miktarının hangi kaynaktan geleceği belirlenmelidir. Tek depo kullanılabileceği gibi birden fazla depo veya bölgesel stok yapısı da bulunabilir.

Fiziksel stok ile satılabilir stok aynı olmak zorunda değildir. Rezerve edilmiş ürünler, başka satış kanallarındaki siparişler veya işletmenin güvenlik stoğu nedeniyle bayiye gösterilecek miktar farklı hesaplanabilir.

7. Sipariş kurallarını sisteme aktarın

Bayi siparişinin hangi koşullarda oluşturulabileceği ve hangi durumlarda onay gerektireceği açık biçimde tanımlanmalıdır.

• Minimum sipariş tutarı
• Minimum ürün miktarı
• Koli veya paket katı
• Stokta olmayan ürünün sipariş edilip edilemeyeceği
• Kredi limiti kontrolü
• Vade kontrolü
• Özel iskonto onayı
• Sipariş tutarına göre onay
• Bayi kullanıcısının sipariş yetkisi

8. Hızlı ve toplu sipariş özelliklerini planlayın

B2B müşteriler çoğu zaman tek siparişte çok sayıda ürün satın aldığı için klasik perakende alışveriş deneyimi yeterli olmayabilir. Bayinin yüzlerce ürün arasında tek tek ürün sayfasına girmeden sipariş oluşturabilmesi önemlidir.

• Ürün koduyla hızlı sipariş
• Aynı ekrandan çoklu ürün girişi
• Excel veya CSV ile sipariş aktarımı
• Ürün kodu ve miktar listesini toplu ekleme
• Önceki siparişi tekrar oluşturma
• Favori veya kayıtlı sipariş listeleri

9. Sipariş onay süreçlerini oluşturun

Her siparişin doğrudan işleme alınması gerekmeyebilir. Belirlenen kurallara uyan siparişler otomatik ilerlerken istisnai siparişler yetkili kullanıcılara yönlendirilebilir.

Örneğin kredi limitini aşan, standarttan daha yüksek iskonto kullanılan veya belirli tutarın üzerindeki bir sipariş satış yöneticisi ya da finans ekibinin onayına gönderilebilir.

10. ERP ve muhasebe entegrasyonunu planlayın

İşletme ERP veya muhasebe sistemi kullanıyorsa online bayi platformunun hangi verileri bu sistemden alacağı ve hangi verileri geri göndereceği belirlenmelidir.

• Bayi ve cari kartları
• Ürün bilgileri
• Fiyat listeleri
• Stok miktarları
• Cari bakiye
• Kredi limitleri
• Siparişler
• Fatura bilgileri
• Sevkiyat veya sipariş durumları

11. Bayi panelini kolay kullanılabilir tasarlayın

Bayi sisteminin teknik olarak çok sayıda özelliğe sahip olması tek başına yeterli değildir. Bayi ürün bulmak, fiyat görmek ve sipariş vermek için satış temsilcisini aramaya devam ediyorsa dijital kanal beklenen faydayı sağlamaz.

Bayi giriş yaptıktan sonra güncel fiyatlarını, sipariş verebileceği ürünleri ve ihtiyaç duyduğu temel bilgileri kolayca bulabilmelidir. Özellikle sık sipariş veren kullanıcılar için işlem adımlarının kısa tutulması önemlidir.

12. Gerçek bayi senaryolarıyla test yapın

Sistem bütün bayilere açılmadan önce farklı ticari koşullara sahip birkaç test hesabıyla uçtan uca kontrol edilmelidir. Yalnızca ekranların açılması değil, oluşan siparişin işletmenin gerçek operasyonunda doğru şekilde ilerlemesi test edilmelidir.

• Doğru bayi doğru fiyatı görüyor mu?
• İskontolar doğru hesaplanıyor mu?
• Minimum sipariş ve koli kuralları çalışıyor mu?
• Stok bilgisi doğru mu?
• Kredi limiti ve vade kuralları uygulanıyor mu?
• Onay gerektiren sipariş doğru kişiye gidiyor mu?
• Sipariş ERP'ye doğru aktarılıyor mu?
• Stok gerekli aşamada güncelleniyor mu?
• Sipariş durumu bayi paneline geri aktarılıyor mu?
• Mobil cihazdan sipariş süreci kullanılabiliyor mu?

13. Sistemi kademeli olarak bayilere açın

Bütün bayi ağını aynı anda geçirmek yerine küçük bir bayi grubuyla pilot kullanım yapılabilir. Gerçek kullanıcıların karşılaştığı sorunlar ve eksik iş akışları düzeltildikten sonra diğer bayiler sisteme dahil edilebilir.

Online bayi sistemi kurarken en sık yapılan hata nedir?

En yaygın hatalardan biri B2C e-ticaret sitesine kullanıcı girişi ve birkaç özel fiyat özelliği ekleyerek bayi sisteminin tamamlandığını düşünmektir. B2B ticarette cari hesap, vade, kredi limiti, bayi bazlı fiyatlandırma, miktar kuralları, kullanıcı yetkileri, sipariş onayları ve ERP süreçleri birbirine bağlı olabilir.

Online bayi sistemi kurulumunun temel aşamaları nelerdir?

1. 1
   Adım 1:

   Mevcut bayi satış sürecini analiz edin.

2. 2
   Adım 2:

   Bayi gruplarını ve kullanıcı yetkilerini belirleyin.

3. 3
   Adım 3:

   Fiyat, iskonto, vade ve kredi kurallarını tanımlayın.

4. 4
   Adım 4:

   Ürün, stok ve depo yapısını hazırlayın.

5. 5
   Adım 5:

   Sipariş ve onay iş akışlarını oluşturun.

6. 6
   Adım 6:

   Hızlı ve toplu sipariş yöntemlerini belirleyin.

7. 7
   Adım 7:

   ERP, muhasebe ve gerekli diğer entegrasyonları kurun.

8. 8
   Adım 8:

   Gerçek bayi hesaplarıyla uçtan uca test yapın.

9. 9
   Adım 9:

   Pilot bayi grubuyla kullanıma başlayın.

10. 10
    Adım 10:

    Gerçek kullanım sonuçlarına göre sistemi geliştirerek bayi ağının tamamına açın.

Hazır B2B altyapısı mı özel geliştirme mi kullanılmalı?

Standart bayi sipariş süreçleri bulunan işletmeler için mevcut B2B altyapısının yapılandırılması daha hızlı bir başlangıç sağlayabilir. Çok özel fiyatlandırma, karmaşık onay süreçleri, farklı ERP iş akışları veya sektöre özgü operasyonları bulunan işletmelerde ise özelleştirme veya kuruma özel geliştirme gerekebilir.

Karar verirken yalnızca ilk kurulum maliyetine değil, sistemin mevcut ticari kuralları ne kadar karşılayabildiğine, entegrasyon kabiliyetine, yönetilebilirliğine ve gelecekteki bayi hacmine uyum sağlayıp sağlayamayacağına bakılmalıdır.

KMK Kuruma Özel Ticaret Sistemlerini İnceleyin