Bayi Cari Hesabı, Vade, Risk Limiti ve Tahsilat Nasıl Yönetilir?

Bayi Satışında Finansal Koşullar Siparişin Bir Parçasıdır

Bayi ve toptan satışta siparişin kabul edilmesi yalnız ürün ve stok uygunluğuna bağlı değildir. Cari hesap durumu, ödeme şekli, vade, risk limiti, gecikmiş borç ve açık siparişler de ticari kararın parçasıdır. Bu nedenle finansal koşullar siparişten ayrı bir arka ofis kontrolü değil, dijital sipariş motorunun kurallarından biri olarak tasarlanmalıdır.

1. Cari Hesap Nedir?

Cari hesap, işletmenin bayiyle olan ticari borç-alacak ilişkisinin izlendiği kurumsal kayıttır. Portal açısından önemli olan resmi muhasebe kaydını yeniden üretmek değil, sipariş ve müşteri self-service süreçleri için gerekli finansal bilgiyi doğru kaynaktan kullanmaktır.

• Cari kod.
• Bakiye.
• Vadesi geçmiş tutar.
• Risk limiti.
• Kullanılabilir limit.
• Ödeme koşulu.
• Bloke durumu.
• Para birimi gerekiyorsa.

2. Cari Hesabın Ana Kaynağı

Çoğu işletmede cari hareketlerin ana kaynağı ERP veya muhasebe sistemidir. B2B portal, finansal kaydı bağımsız biçimde değiştirmek yerine yetkili verileri okuyabilir ve sipariş kararında kullanabilir.

Kaynak sistem, güncelleme sıklığı ve veri gecikmesinde uygulanacak davranış açıkça belirlenmelidir.

3. Ödeme Koşulları

• Peşin.
• Havale/EFT.
• Kredi kartı.
• Vadeli cari.
• Sipariş öncesi ödeme.
• Kısmi ön ödeme + kalan vade.
• Sözleşmeye özel koşul.

Her bayi segmenti veya cari için izin verilen ödeme yöntemleri farklı olabilir.

4. Vade Kuralı

Vade, yalnız '30 gün' etiketi değildir. Başlangıç tarihi, gün hesabı, fatura/sevk tarihi ilişkisi ve özel takvim kuralları finans politikasıyla tanımlanmalıdır.

5. Risk Limiti

Risk limiti, vadeli satışta işletmenin bayi için kabul ettiği finansal risk sınırıdır. Kullanılabilir limitin nasıl hesaplandığı işletmenin finans politikasına göre değişebilir.

6. Risk Hesabına Neler Dahil?

• Açık cari bakiye.
• Vadesi gelmemiş borç.
• Vadesi geçmiş borç.
• Açık sipariş rezervasyonu.
• Çek/senet gibi işletmenin dahil ettiği unsurlar.
• Teminat veya kredi sigortası etkisi işletmenin politikasına göre.

Portal hangi bileşenlerin limite dahil olduğunu kendi başına varsaymamalıdır.

7. Kullanılabilir Limit

Bayi sipariş verirken ekranda gösterilen kullanılabilir limit, kesin sipariş anında yeniden doğrulanmalıdır. Başka sipariş veya finansal hareket aradaki süre içinde limiti değiştirebilir.

8. Eşzamanlı Sipariş Riski

Aynı bayi hesabından iki kullanıcı aynı anda sipariş kesinleştirirse her ikisi de eski kullanılabilir limiti görebilir.

9. Açık Sipariş Rezervasyonu

Finans politikası gerektiriyorsa kesinleşen fakat henüz faturalanmamış sipariş risk limitinde rezervasyon oluşturabilir.

• Sipariş kesinleşti → risk rezervasyonu.
• Sipariş iptal → rezervasyon serbest.
• Kısmi sevk/fatura → tanımlı şekilde dönüşüm.
• Sipariş kapandı → kalan rezervasyon temizlenir.

10. Gecikmiş Borç Politikası

Bayi limit içinde olsa bile vadesi geçmiş borç nedeniyle yeni vadeli siparişe kapatılabilir.

• Siparişi tamamen engelle.
• Peşin ödemeye yönlendir.
• Finans onayına gönder.
• Belirli tolerans kuralı uygula.

Davranış müşteri bazlı veya segment bazlı finans politikasıyla belirlenmelidir.

11. Finansal Bloke

Cari hesap manuel veya otomatik olarak siparişe kapatılabilir.

• Gecikmiş borç.
• Limit/risk.
• Sözleşmesel durum.
• Finans incelemesi.
• Diğer tanımlı ticari neden.

Bayiye iç operasyon notu veya hassas gerekçe göstermek yerine uygun müşteri mesajı sunulmalıdır.

12. Limit Aşımı

Limit aşımında tek davranış siparişi reddetmek olmak zorunda değildir.

• Vadeli siparişi engelle.
• Peşin ödeme seçeneği sun.
• Finans onayı iste.
• Sipariş tutarını azaltmasını öner.
• Özel teminat sürecine yönlendir.

13. Finans Onayı

Limit veya vade istisnası gerekiyorsa onay akışı izlenebilir olmalıdır.

• Talep eden.
• Bayi.
• Sipariş.
• Mevcut risk.
• Aşım tutarı.
• Gerekçe.
• Onaylayan.
• Karar zamanı.
• Geçerlilik.

14. Geçici Limit

Belirli sipariş veya dönem için geçici limit tanımlanıyorsa başlangıç/bitiş, onaylayan ve kullanım kapsamı açık olmalıdır.

Süresi dolan geçici limit otomatik olarak normal limite dönmelidir.

15. Havale/EFT Siparişi

Havale siparişinde 'ödendi' durumu yalnız müşterinin beyanıyla oluşmamalıdır. Tahsilat banka/finans sistemi tarafından doğrulanmalıdır.

• Ödeme bekleniyor.
• Tahsilat eşleşti.
• Eksik/fazla ödeme istisnası.
• Sipariş serbest bırakıldı.

16. Kartla Tahsilat

Kartlı ödemede ödeme sağlayıcısının sunucu tarafı sonucu ve sipariş tutarı doğrulanmadan sipariş 'ödendi' sayılmamalıdır.

Ödeme başarısı, tekrar callback ve sipariş idempotency kuralları birlikte tasarlanmalıdır.

17. Karma Ödeme

Bazı işletmeler siparişin bir bölümünü peşin, kalanını vadeli kabul edebilir. Böyle bir model varsa peşin tahsilat, vadeli risk ve sipariş serbest bırakma koşulları ayrı kaydedilmelidir.

18. Cari Ekstre Görünümü

Bayi portalında cari ekstre sunulacaksa hangi hareketlerin gösterileceği, veri güncelliği ve yetkili kullanıcılar tanımlanmalıdır.

• Belge tarihi.
• Belge türü.
• Referans.
• Borç/alacak.
• Bakiye.
• Vade bilgisi uygun olduğunda.

Resmi finansal belgenin kaynağı ERP/muhasebe sistemi olmalıdır.

19. Finans Verisi Yetkisi

Her bayi kullanıcısı cari bakiye veya limiti görmek zorunda değildir.

• Finans kullanıcısı.
• Şirket yöneticisi.
• Satın alma kullanıcısı.
• Şube kullanıcısı.

Rol bazlı görünürlük hem ekran hem API seviyesinde uygulanmalıdır.

20. İade ve Finansal Etki

İade, iptal veya fiyat farkı cari riski etkileyebilir. Portal sipariş durumunu değiştirirken finansal etkiyi kendi başına varsaymamalı; kaynak sistemden doğrulamalıdır.

21. ERP/Finans Sistemi Erişilemiyorsa

Finansal doğrulama yapılamadığında yüksek riskli vadeli siparişi otomatik kabul etmek tehlikeli olabilir.

• Siparişi taslakta tut.
• Finans doğrulaması bekliyor durumuna al.
• Peşin yönteme izin veriliyorsa sun.
• Yetkili manuel incelemeye gönder.

Fallback politikası önceden tanımlanmalıdır.

22. Finansal Snapshot

Sipariş anındaki ticari finansal koşullar izlenebilir olmalıdır.

• Ödeme yöntemi.
• Vade koşulu.
• Kontrol edilen limit/risk özeti.
• Onay referansı varsa.
• Tahsilat referansı varsa.
• Kontrol zamanı.

Bu snapshot resmi cari hareketin yerine geçmez; sipariş kararının hangi koşulla verildiğini açıklar.

23. Finansal KPI'lar

• Limit nedeniyle bekleyen sipariş.
• Finans onay süresi.
• Vadesi geçmiş borç nedeniyle bloke sipariş.
• Peşine dönen sipariş.
• Tahsilat eşleşme süresi.
• Finansal manuel müdahale.
• Finans sistemi senkron hatası.

24. Kabul Testleri

1. Vadeli bayi doğru ödeme koşulunu görüyor.
2. Peşin bayi vadeli yöntem seçemiyor.
3. Kullanılabilir limit kesinleştirmede yeniden doğrulanıyor.
4. Eşzamanlı siparişler aynı limiti iki kez kullanamıyor.
5. Gecikmiş borç kuralı doğru çalışıyor.
6. Limit aşımı doğru onaya veya ödeme seçeneğine yönleniyor.
7. İptal edilen siparişin risk rezervasyonu tanımlı şekilde serbest kalıyor.
8. Havale müşterinin beyanıyla otomatik ödenmiş olmuyor.
9. Yetkisiz kullanıcı cari veriyi göremiyor.
10. Finans sistemi kesintisinde fallback politikası çalışıyor.

Uygulama: Bayi Cari, Vade ve Risk Kural Matrisi

1. Cari hesabın ana kaynağını belirleyin.
2. İzin verilen ödeme yöntemlerini segment bazında yazın.
3. Vade kuralının kaynağını belirleyin.
4. Risk limitine dahil edilen bileşenleri finans ekibiyle tanımlayın.
5. Açık sipariş rezervasyon davranışını yazın.
6. Gecikmiş borç politikasını belirleyin.
7. Limit aşımı seçeneklerini oluşturun.
8. Finans onay ve geçici limit sürecini yazın.
9. Kesinti/fallback davranışını belirleyin.
10. 10 kabul testini sisteminize uyarlayın.

Bayi Sipariş Sistemini İnceleyinBayi siparişlerinin fiyat, cari, vade ve kurumsal satış kurallarıyla nasıl yönetilebileceğini inceleyin.