Bayi Sipariş, Onay ve Tekrar Sipariş Süreci Nasıl Kurulur?

Bayi Sipariş Akışı Sipariş Formundan Daha Fazlasıdır

Bayi siparişi; ürün seçimi, miktar, fiyat, stok, finansal koşul, şirket içi onay, ERP aktarımı ve sevkiyat gibi birbirine bağlı adımlardan oluşur. İyi tasarlanmış sistem müşterinin rutin siparişini hızlandırırken istisnaları kontrollü kuyruklara ayırır.

1. Sipariş Başlatma Yöntemleri

• Katalogdan sepete ekleme.
• Hızlı sipariş.
• Ürün koduyla giriş.
• Geçmiş siparişten tekrar.
• Favori/sipariş listesi.
• Dosyadan toplu sipariş.
• Tekliften sipariş.

Bayi kullanıcılarının çalışma biçimine göre birden fazla giriş yöntemi sunulabilir.

2. Hızlı Sipariş

Ürün kodlarını bilen profesyonel alıcı için kategori gezmek yerine SKU + miktar girişi daha verimli olabilir.

• SKU doğrulama.
• Bayi katalog yetkisi.
• Birim/koli.
• Miktar.
• Fiyat.
• Stok/tedarik durumu.

3. Toplu Sipariş

Yüzlerce satırlı siparişlerde dosya yükleme veya toplu giriş kullanılabilir.

• Dosya şablonu.
• SKU eşleme.
• Birim.
• Miktar.
• Satır hata mesajı.
• Geçerli satırların davranışı.
• Fiyatın sistem tarafından hesaplanması.

4. Favori ve Sipariş Listeleri

Bayi düzenli aldığı ürünleri 'Aylık Stok', 'Mağaza Açılışı' gibi listelerde tutabilir.

Liste yalnız SKU ve önerilen miktarı saklayabilir; güncel fiyat ve stok sipariş anında yeniden hesaplanmalıdır.

5. Tekrar Sipariş

Geçmiş siparişten tekrar sipariş oluşturmak B2B kullanımını hızlandırır ancak eski siparişi kopyalamak anlamına gelmez.

1. Geçmiş SKU'ları yeni sepete taşı.
2. Ürün hâlâ yetkili/aktif mi kontrol et.
3. Güncel birim/koli kuralını uygula.
4. Güncel fiyatı hesapla.
5. Güncel stok/tedarik bilgisini al.
6. Güncel cari/limit koşulunu kontrol et.

6. Sepet Doğrulamaları

• Ürün yetkisi.
• Aktif ürün.
• Minimum miktar.
• Koli katı.
• Fiyat bulunabilirliği.
• Kampanya uygunluğu.
• Stok/tedarik.
• Minimum sepet.

Hatalar checkout sonunda topluca çıkmak yerine mümkün olduğunca ilgili satırda açıklanmalıdır.

7. Stok Gösterimi

Bayiye fiziksel stok yerine satılabilir veya tahmini tedarik bilgisi göstermek daha doğru olabilir.

• Stokta.
• Sınırlı stok.
• X adet satılabilir.
• Tahmini sevk tarihi.
• Sipariş üzerine.
• Stok bilgisi gizli.

Gösterim işletmenin stok ve rekabet politikasına göre seçilmelidir.

8. Stok Rezervasyonu

Sepete eklemek çoğu modelde stok rezervasyonu anlamına gelmez. Rezervasyon sipariş kesinleşmesi, ödeme veya onay gibi belirli bir olayda yapılabilir.

Rezervasyon süresi ve iptal davranışı açık olmalıdır.

9. Checkout Öncesi Yeniden Doğrulama

1. Hesap aktif mi?
2. Ürün hâlâ yetkili mi?
3. Fiyat güncel mi?
4. Miktar/koli geçerli mi?
5. Stok/tedarik uygun mu?
6. Kampanya geçerli mi?
7. Cari/vade/limit uygun mu?
8. Adres ve sevkiyat seçimi geçerli mi?

10. Bayi İç Onayı

Çok kullanıcılı bayi hesabında sipariş şirket içinde onay gerektirebilir.

11. Satıcı Tarafı Onayı

Özel fiyat, limit aşımı, stok istisnası veya proje siparişi gibi durumlarda satıcı tarafında onay gerekebilir.

Bayi iç onayı ile satıcı ticari onayı ayrı durumlar olarak modellenmelidir.

12. Onay Kuralı

• Sipariş tutarı.
• İskonto oranı.
• Fiyat alt sınırı.
• Limit aşımı.
• Ürün/kategori.
• Bayi segmenti.
• Özel sevkiyat.
• Proje siparişi.

13. Onay Durumları

• Onay bekliyor.
• Onaylandı.
• Reddedildi.
• Revizyon istendi.
• Süresi doldu.
• İptal edildi.

Kimde beklediği ve ne kadar süredir beklediği görünür olmalıdır.

14. Onay Sırasında Değişen Ticari Koşullar

Onay saatler veya günler sürebilir. Kesinleşmeden önce değişken koşullar yeniden doğrulanmalıdır.

• Fiyat.
• Stok.
• Kampanya.
• Limit.
• Bayi durumu.

Geçerli ve kilitlenmiş teklif fiyatı varsa kendi geçerlilik kuralı uygulanır.

15. Müşteri PO Numarası

Kurumsal alıcı kendi satın alma sipariş numarasını (PO) girebilir.

İşletme politikasına göre müşteri + PO numarası kombinasyonu tekrar siparişleri yakalamak için kontrol edilebilir.

16. Sipariş Snapshot'ı

• Bayi/cari.
• Teslimat adresi.
• Ürün/SKU.
• Miktar/birim.
• Fiyat/iskonto/kampanya.
• Ödeme/vade.
• Onay referansları.
• Müşteri PO.
• Sipariş zamanı.

Ana veriler değişse bile geçmiş sipariş kendi işlem anındaki gerçeğini korumalıdır.

17. ERP'ye Aktarım

Kesin sipariş ERP'ye benzersiz dış referansla aktarılmalıdır.

• Portal sipariş ID.
• Cari kod.
• SKU.
• Miktar/birim.
• Net fiyat.
• İskonto.
• Adres.
• Vade/ödeme.
• PO numarası.

18. Idempotency

Ağ kesintisi veya timeout sonrası aynı sipariş tekrar gönderildiğinde ERP'de ikinci sipariş oluşmamalıdır.

19. ERP Reddi

ERP siparişi iş kuralı nedeniyle reddederse kayıt kaybolmamalıdır.

• Cari bulunamadı.
• SKU eşleşmedi.
• Birim hatalı.
• Finansal blok.
• Geçersiz depo.
• Diğer iş kuralı.

Hata operasyon kuyruğuna iş anlamıyla düşmelidir.

20. Sipariş Durum Haritası

• Taslak.
• Onay bekliyor.
• Kesinleşti.
• ERP'ye aktarılıyor.
• ERP kabul etti.
• Hazırlanıyor.
• Kısmi sevk.
• Sevk edildi.
• Tamamlandı.
• İptal.

Portal ve ERP durumları bire bir aynı olmak zorunda değildir; eşleme tablosu kullanılabilir.

21. Sipariş Değişikliği

Kesin sipariş ERP'ye aktarıldıktan sonra satır değiştirme doğrudan veritabanı düzenlemesi olmamalıdır.

• İptal + yeni sipariş.
• ERP değişiklik talebi.
• Yetkili revizyon süreci.
• Değişiklik reddi.

İşletmenin operasyon modeline uygun kontrollü süreç seçilmelidir.

22. Kısmi Sevkiyat

Bir sipariş birden fazla sevkiyatla tamamlanabilir.

• Sipariş edilen.
• Sevk edilen.
• Kalan.
• Backorder.
• Sevkiyat numarası.
• Takip bilgisi.

23. İptal

İptal hakkı sipariş durumuna göre değişebilir.

• ERP'ye aktarılmadan önce.
• ERP kabulünden sonra.
• Hazırlama başladıktan sonra.
• Kısmi sevkten sonra.

İptalin stok, risk rezervasyonu ve tahsilat etkisi ilgili kaynak sistemlerle senkronize edilmelidir.

24. Sipariş Bildirimleri

• Sipariş alındı.
• Onay bekliyor.
• Onaylandı/reddedildi.
• ERP kabul etti.
• Sevk edildi.
• Kısmi sevk.
• İptal/istisna.

Bildirimin hangi kullanıcı ve rollere gideceği belirlenmelidir.

25. Sipariş Self-Service

Bayi, destek ekibini aramadan temel sorularına yanıt bulabilmelidir.

• Siparişim alındı mı?
• Onayda mı?
• Ne kadar sevk edildi?
• Kalan ürün var mı?
• Takip numarası nedir?
• Geçmiş siparişi tekrar verebilir miyim?

26. Operasyon Kuyrukları

• Onay bekleyen.
• ERP hatalı.
• Fiyat istisnası.
• Limit/finans bekleyen.
• Stok istisnası.
• İptal talebi.
• Sevkiyat sorunu.

Her kuyruğun sahibi, önceliği ve hedef çözüm süresi bulunmalıdır.

27. Sipariş KPI'ları

• Dijital sipariş oranı.
• Sipariş tamamlama süresi.
• Onay süresi.
• ERP aktarım başarı oranı.
• Manuel müdahale oranı.
• Tekrar sipariş oranı.
• Kısmi sevkiyat oranı.
• Sipariş hata oranı.

28. Kabul Testleri

1. Hızlı siparişte yetkisiz SKU reddediliyor.
2. Toplu siparişte fiyat sistem tarafından hesaplanıyor.
3. Tekrar sipariş güncel fiyat ve stokla oluşuyor.
4. Koli/miktar kuralı sepette doğrulanıyor.
5. Checkout finansal koşulları yeniden kontrol ediyor.
6. Bayi iç onayı ve satıcı onayı ayrışıyor.
7. Aynı PO numarası kuralı tanımlandığı şekilde kontrol ediliyor.
8. ERP retry çift sipariş oluşturmuyor.
9. Kısmi sevkiyat doğru kalan miktarı gösteriyor.
10. İptal risk/stok/tahsilat etkisini tanımlı akışla geri işliyor.

Uygulama: Bayi Sipariş ve Onay Akış Haritası

1. Sipariş başlatma yöntemlerinizi seçin.
2. Hızlı/toplu sipariş gereksinimini belirleyin.
3. Sepet doğrulamalarını yazın.
4. Stok rezervasyon olayını belirleyin.
5. Bayi içi ve satıcı tarafı onaylarını ayırın.
6. Onay tetikleyicilerini tanımlayın.
7. Sipariş snapshot alanlarını seçin.
8. ERP dış referans ve idempotency kuralını yazın.
9. Sipariş durum eşlemesini oluşturun.
10. Operasyon kuyruklarını ve sahiplerini belirleyin.
11. 10 kabul testini sisteminize uyarlayın.

Toptan Satış Yazılımını İnceleyinToptan sipariş, hızlı sipariş, müşteri bazlı fiyat ve kurumsal operasyonların nasıl dijitalleştirilebileceğini inceleyin.

Bayi kanalının finansal ve sipariş omurgası tamamlandı. Sonraki bölümde stok, depo, sevkiyat ve ERP entegrasyonunu; ardından satış temsilcisi ve bayi aktivasyon operasyonunu kuracağız.