Bayi Satışında Stok, Depo, Sevkiyat ve ERP Entegrasyonu Nasıl Kurulur?

Stok ve Sevkiyat Bayinin Verdiği Sipariş Sözünün Temelidir

Bayi portalında ürünün sipariş edilebilir görünmesi, işletmenin o ürünü belirtilen miktar ve zamanda karşılayabileceği anlamına gelmelidir. Bu nedenle stok, depo ve sevkiyat entegrasyonu yalnız teknik veri aktarımı değil; müşteriye verilen ticari sözün yönetimidir.

1. Stok Kavramlarını Ayırın

• Fiziksel stok.
• Rezerve stok.
• Satılabilir stok.
• Kalite/bloke stok.
• Yoldaki stok.
• Üretim/tedarik bekleyen stok.
• Bayiye ayrılmış stok varsa.

Hangi değerin müşteriye gösterileceği ve hangisinin sipariş kabulünde kullanılacağı açıkça tanımlanmalıdır.

2. Stok Ana Kaynağı

Stok ERP, WMS veya başka bir depo sisteminde tutulabilir. B2B portalın görevi kendi bağımsız stok gerçeğini üretmek değil, tanımlanan kaynakla güvenilir biçimde senkron kalmaktır.

3. Çok Depolu Yapı

• Merkez depo.
• Bölge deposu.
• Şube deposu.
• Üçüncü taraf lojistik deposu.
• Üretim tesisi.

Bir SKU'nun toplam stoku yeterli görünse bile bayinin siparişi belirli depodan karşılanamıyorsa teslimat sözü değişebilir.

4. Depo Atama Kuralı

• Bayi bölgesine göre.
• Teslimat adresine göre.
• Stok uygunluğuna göre.
• Ürün grubuna göre.
• En yakın depo.
• Operasyonun manuel seçimi.

Depo seçiminin sipariş anında mı yoksa ERP/WMS planlamasında mı yapılacağı belirlenmelidir.

5. Satılabilir Stok

Basitleştirilmiş yaklaşımda satılabilir stok; fiziksel stoktan rezervasyonlar ve satılamayan miktarlar çıkarılarak hesaplanabilir. Ancak gerçek formül işletmenin stok politikasına göre değişir.

6. Güvenlik Stoku

Portalda kaynak sistemdeki tüm satılabilir miktarı açmak yerine operasyonel tampon kullanılabilir.

• Hızlı satan ürün.
• Tedarik süresi uzun ürün.
• Birden fazla satış kanalı.
• Stok doğruluğu düşük ürün.

Tampon miktar veri kalitesi problemini kalıcı olarak gizlemek için kullanılmamalıdır.

7. Stok Güncelliği

Bayiye gösterilen stok bilgisinin son güncellenme süresi sipariş riskini etkiler.

• Gerçek zamanlı sorgu.
• Olay bazlı senkron.
• Dakikalık periyodik senkron.
• Daha seyrek batch.

Satış hızı yüksek SKU'larda eski stok verisi overselling riskini artırır.

8. Stok Rezervasyonu Ne Zaman Yapılır?

• Sipariş kesinleştiğinde.
• Finans/onay tamamlandığında.
• Ödeme alındığında.
• ERP kabul ettiğinde.

Sepete ekleme aşamasında uzun süreli rezervasyon yapmak stok kullanımını gereksiz kilitleyebilir.

9. Rezervasyon Yaşam Döngüsü

1. Rezervasyon oluştur.
2. Siparişle ilişkilendir.
3. Süre/olay bazlı koru.
4. İptalde serbest bırak.
5. Sevkiyat/faturalama sırasında kaynak sistem kuralına göre tüket.

Kaybolan rezervasyonlar stokun olduğundan düşük görünmesine neden olabilir.

10. Backorder

Stok yetersiz olduğunda siparişin kalan kısmı daha sonra karşılanabiliyorsa backorder modeli kullanılabilir.

• Mevcut miktarı sevk et.
• Kalanı bekleyen siparişe al.
• Tahmini tedarik tarihi göster.
• Müşteriye bölünmüş sevkiyat bilgisini ver.

11. Tedarik Tarihi

Stok yokken kesin teslim tarihi vermek yerine üretim/tedarik planından gelen güvenilir tahmini tarih kullanılmalıdır.

Tahmin değişirse müşteri ve operasyon bilgilendirme süreci bulunmalıdır.

12. Sipariş Bölme

Tek sipariş farklı depolardan veya farklı tarihlerde sevk edilebilir.

• Sipariş satırı.
• Tahsis edilen depo.
• Sevk edilecek miktar.
• Kalan miktar.
• Sevkiyat grubu.

Bayi tek sipariş numarası altında birden fazla sevkiyatı anlayabilmelidir.

13. Sevkiyat Emri

ERP/WMS hazırlama sürecine geçtiğinde portal sevkiyat durumunu kaynak sistemden almalıdır.

• Hazırlanıyor.
• Paketlendi.
• Sevk edildi.
• Kısmi sevk.
• Teslim edildi uygun veri varsa.

14. B2B Lojistik Modelleri

• Standart kargo.
• Ambar.
• Palet taşımacılığı.
• Özel araç.
• Bayi kendi aracıyla teslim alma.
• Randevulu teslimat.

Toptan satışta lojistik modeli ürün ve sipariş hacmine göre değişebilir.

15. Taşıyıcı Seçimi

Taşıyıcı seçimi otomatik veya operasyonel olabilir.

• Bölge.
• Ağırlık/hacim.
• Palet sayısı.
• Maliyet.
• Teslimat SLA.
• Müşteri sözleşmesi.

16. Sevkiyat Maliyeti

Nakliye ücretsiz, sabit, siparişe göre hesaplanan veya müşteri sözleşmesine dahil olabilir.

Portalda gösterilen sevkiyat koşulu ERP/fatura süreciyle tutarlı olmalıdır.

17. Kısmi Sevkiyat

Siparişin bir bölümü sevk edildiğinde müşteri satır bazında sipariş edilen, sevk edilen ve kalan miktarı görebilmelidir.

18. Takip Bilgisi

• Taşıyıcı.
• Takip/konşimento referansı.
• Sevk tarihi.
• Paket/sevkiyat numarası.
• Takip bağlantısı uygunsa.

Bir siparişte birden fazla sevkiyat ve takip numarası olabilir.

19. Teslimat Kanıtı

İş modeline göre teslim alan kişi, tarih veya POD belgesi portalda gösterilebilir. Yetki ve kişisel veri gereksinimleri dikkate alınmalıdır.

20. ERP Veri Sahipliği

• Ürün → ERP/PIM.
• Stok → ERP/WMS.
• Cari → ERP.
• Fiyat → ERP/B2B fiyat motoru.
• Sipariş → portalda doğar, ERP'de operasyonlaşır.
• Sevkiyat → ERP/WMS.
• Fatura → ERP/e-dönüşüm.

Gerçek kaynaklar işletmeye göre değişir; veri sahipliği matrisi proje başlangıcında kesinleştirilmelidir.

21. Ürün ve Birim Eşleme

Portal SKU'su ile ERP ürün kodu ve satış birimi değişmez referanslarla eşlenmelidir.

• SKU.
• ERP kodu.
• Satış birimi.
• Stok birimi.
• Koli katsayısı.
• Palet katsayısı varsa.

22. Sipariş ERP'ye Aktarımı

Kesin sipariş benzersiz dış referansla ERP'ye aktarılmalıdır. Timeout sonrası retry aynı ticari siparişi yeniden yaratmamalıdır.

• Portal sipariş ID.
• Cari kod.
• SKU.
• Miktar/birim.
• Net fiyat/iskonto.
• Depo bilgisi gerekiyorsa.
• Teslimat adresi.
• Ödeme/vade.

23. Entegrasyon Hata Kuyruğu

• Cari eşleşmedi.
• SKU bulunamadı.
• Birim eşleşmedi.
• Depo geçersiz.
• Stok reddi.
• Fiyat uyuşmazlığı.
• ERP erişilemiyor.

Hatalı sipariş kaybolmamalı; hata nedeni, deneme sayısı ve sorumlu kullanıcıyla operasyon kuyruğunda görünmelidir.

24. Retry ve Idempotency

Geçici teknik hata otomatik tekrar denenebilir. Ancak iş kuralı hatası veri düzeltilmeden sürekli tekrar edilmemelidir.

• Teknik timeout → kontrollü retry.
• Duplicate → mevcut dış referansı bul.
• Geçersiz veri → hata kuyruğu.
• Yetkilendirme sorunu → alarm.

25. Uzlaştırma

Portal ve ERP/WMS arasında periyodik veri karşılaştırması yapılmalıdır.

• Portal siparişi ↔ ERP siparişi.
• Sipariş satır miktarı.
• Sevk edilen miktar.
• İptal.
• Stok farkı.
• Fatura/sevkiyat referansı uygun olduğunda.

26. İzleme ve Alarm

• Stok senkronu gecikti.
• ERP sipariş hatası arttı.
• Hata kuyruğu büyüdü.
• Sevkiyat geri dönüşü durdu.
• Belirli depo verisi güncellenmiyor.

Alarm yalnız teknik ekip için değil iş etkisine göre ilgili operasyon sahibine yönlendirilmelidir.

27. Entegrasyon KPI'ları

• Stok güncellik süresi.
• ERP aktarım başarı oranı.
• Ortalama aktarım gecikmesi.
• Hata kuyruğu yaşı.
• Kısmi sevkiyat oranı.
• Siparişten sevke süre.
• Uzlaştırma farkı.

28. Kabul Testleri

1. Çok depolu stok doğru kaynaklardan geliyor.
2. Satılabilir stok tanımlı formülle gösteriliyor.
3. Rezervasyon doğru olayda oluşuyor.
4. İptalde rezervasyon serbest kalıyor.
5. Backorder kalan miktarı doğru tutuyor.
6. Kısmi sevkiyat portalda doğru görünüyor.
7. Aynı sipariş retry ile ERP'de çift oluşmuyor.
8. Geçersiz SKU hata kuyruğuna düşüyor.
9. Takip bilgisi doğru sevkiyata bağlanıyor.
10. Portal-ERP günlük uzlaştırması eksik siparişi yakalıyor.

Uygulama: Stok, Depo, Sevkiyat ve ERP Haritası

1. Stok ana kaynağını belirleyin.
2. Fiziksel, rezerve ve satılabilir stok tanımlarını yazın.
3. Depo atama kuralını belirleyin.
4. Rezervasyon olayını ve yaşam döngüsünü yazın.
5. Backorder politikasını belirleyin.
6. Sevkiyat modellerini listeleyin.
7. ERP ürün/birim eşlemelerini çıkarın.
8. Sipariş dış referans ve idempotency kuralını tanımlayın.
9. Hata kuyruğu ve retry politikasını yazın.
10. Uzlaştırma ve alarm metriklerini belirleyin.

Toptan Satış Yazılımını İnceleyinToptan siparişlerde stok, depo, sipariş ve sevkiyat operasyonlarının kurumsal altyapıda nasıl yönetilebileceğini inceleyin.