B2B'de ERP, Stok ve Sevkiyat Entegrasyonu Nasıl Kurulur?

B2B Entegrasyonu Veri Taşımak Değil, Ticari Gerçeği Senkronize Etmektir

B2B portalı çoğu işletmede tek başına çalışmaz. Ürün, fiyat, stok, cari, sipariş, sevkiyat ve fatura verilerinin bir bölümü ERP, muhasebe, WMS veya diğer kurumsal sistemlerde tutulur. Başarılı entegrasyonun amacı her veriyi her yere kopyalamak değil; her veri için ana kaynağı belirleyip doğru olayları güvenilir biçimde sistemler arasında taşımaktır.

1. Entegrasyon Envanteri

• ERP.
• Muhasebe.
• WMS/depo.
• Kargo/lojistik.
• Ödeme/tahsilat.
• CRM.
• E-fatura/e-dönüşüm sistemi uygun olduğunda.
• EDI veya müşteriye özel entegrasyonlar.

Her entegrasyon için iş amacı, veri yönü, sıklık, hata davranışı ve sahibi kaydedilmelidir.

2. Source of Truth Matrisi

• Ürün ana verisi → ERP/PIM/B2B?
• Fiyat → ERP/B2B fiyat motoru?
• Stok → ERP/WMS?
• Cari limit → ERP/finans?
• Sipariş → B2B'de doğar, ERP'de operasyonlaşır mı?
• Sevkiyat → ERP/WMS/kargo?
• Fatura → ERP/e-dönüşüm?

Kaynak sistem matrisi entegrasyon projesinin en kritik dokümanlarından biridir.

3. Ürün Ana Verisi

ERP ürün kodu ile B2B SKU arasında değişmez ilişki kurulmalıdır.

• SKU/ürün kodu.
• Ad.
• Birim.
• Koli katsayısı.
• Marka/kategori eşlemesi.
• Vergi sınıfı.
• Aktif/pasif.
• Teknik özellik kaynağı.

ERP ticari ürün ana verisini tutarken zengin içerik B2B/PIM tarafında tutulabilir; sahiplik alan bazında ayrılabilir.

4. Kategori Eşleme

ERP ürün grubu web müşterisinin göreceği kategori ağacıyla aynı olmak zorunda değildir.

Kategori eşleme ayrı veri katmanı olarak yönetilebilir.

5. Stok Kaynağını Belirleyin

Stok ERP veya WMS'den gelebilir. Portalın gösterdiği stok, sipariş kabulünde kullanılacak stok tanımıyla uyumlu olmalıdır.

• Fiziksel stok.
• Kullanılabilir stok.
• Rezerve stok.
• Yoldaki stok.
• Şube/depo stoku.
• Satılabilir stok.

Müşteriye hangi stok kavramının gösterileceği ticari karardır.

6. Gerçek Zamanlı mı Periyodik mi?

Her verinin gerçek zamanlı olması gerekmez.

• Fiyat/limit → işlem öncesi yüksek güncellik gerekebilir.
• Stok → satış hızına göre gerçek zamanlı veya sık senkron.
• Ürün açıklaması → daha seyrek olabilir.
• Fatura arşivi → periyodik olabilir.

Sıklık; değişim hızı, hata maliyeti ve kaynak sistem kapasitesine göre belirlenmelidir.

7. Stok Rezervasyonu

Sipariş kesinleşirken aynı stok birden fazla kanalda satılabiliyorsa rezervasyon yaklaşımı gerekir.

Rezervasyonun hangi sistemde yapılacağı açık olmalıdır.

8. Çok Depolu Stok

• Müşteriye toplam stok göster.
• En yakın depoya göre göster.
• Bölgeye atanmış depoyu kullan.
• Sipariş sonrası depo tahsisi yap.

Stok görünümü ile sevkiyat planı aynı olmak zorunda değildir; ancak müşteriye verilen teslimat sözü depo seçimini hesaba katmalıdır.

9. Backorder ve Tedarik Tarihi

Stok yetersiz olduğunda B2B sistem siparişi tamamen reddetmek yerine politika izin veriyorsa bekleyen miktar oluşturabilir.

• Mevcut miktarı sevk et.
• Kalanı backorder.
• Tahmini tedarik tarihi.
• Alternatif ürün.
• Müşteri onayı gerekiyorsa.

10. Sipariş ERP'ye Nasıl Aktarılır?

B2B siparişi kesinleştiğinde ERP'ye güvenilir dış referansla gönderilmelidir.

• Portal order_id.
• Müşteri/cari kod.
• Müşteri PO numarası.
• Ürün kodu.
• Miktar/birim.
• Fiyat/iskonto snapshot.
• Adres/şube.
• Ödeme/vade.
• Teklif referansı.

11. Idempotent Sipariş Aktarımı

Timeout veya ağ hatasında aynı sipariş yeniden gönderilebilir. ERP'de çift sipariş oluşmasını engellemek için benzersiz dış referans ve idempotent işleme gerekir.

12. ERP Kabul ve Red Sonucu

• Aktarım bekliyor.
• Gönderildi.
• ERP kabul etti.
• İş kuralı nedeniyle reddedildi.
• Teknik hata.
• Manuel inceleme.

Portal kullanıcısına teknik hata kodu yerine iş anlamı olan durum gösterilmelidir.

13. Sipariş Numarası Eşleme

Portal sipariş numarası ile ERP belge/sipariş numarası birlikte saklanmalıdır.

14. Sevkiyat Verisinin Geri Dönüşü

ERP/WMS siparişi hazırladığında sevkiyat bilgisi B2B portalına dönmelidir.

• Sevk emri.
• Sevk edilen ürün/adet.
• Depo.
• İrsaliye referansı uygun olduğunda.
• Kargo/taşıyıcı.
• Takip numarası.
• Sevk tarihi.

15. Kısmi Sevkiyat

Bir B2B sipariş birden fazla sevkiyatla tamamlanabilir. Portal sipariş satırında sipariş edilen, sevk edilen ve kalan miktarı ayrı göstermelidir.

16. Kargo ve Lojistik

B2B teslimat standart kargo, ambar, özel araç, palet taşıma veya müşteri teslim alma gibi farklı modeller kullanabilir.

• Taşıma tipi.
• Teslimat adresi.
• Randevu gerekiyorsa.
• Takip/araç referansı.
• Teslim tarihi.
• Teslim kanıtı uygun olduğunda.

17. Teslimat Sözü

Müşteriye gösterilen tahmini sevk/teslim tarihi stok, depo, cut-off, üretim/tedarik ve taşıma koşullarına dayanmalıdır.

Sistem hesaplayamıyorsa kesin tarih vermek yerine gerçekçi aralık veya teyit bekleyen durum göstermek daha güvenlidir.

18. Fatura ve Belge Görünümü

Kurumsal müşteri portalında siparişle ilişkili fatura veya ticari belgeler gösterilebilir.

Belgenin resmi kaynağı ERP/e-dönüşüm sistemi ise portal kopyasının güncelliği ve erişim yetkisi tanımlanmalıdır.

19. Entegrasyon Olay Günlüğü

• Hangi kayıt?
• Hangi sistemden?
• Hangi sisteme?
• Ne zaman?
• İşlem sonucu?
• Dış referans?
• Hata kodu?
• Tekrar deneme sayısı?

Destek ekibi yalnız 'entegrasyon çalışmıyor' mesajı yerine belirli sipariş veya SKU'nun olay geçmişini görebilmelidir.

20. Retry Mekanizması

Geçici ağ/servis hataları otomatik tekrar denenebilir. Ancak iş kuralı hatasını sonsuz tekrar etmek doğru değildir.

• Geçici teknik hata → kontrollü retry.
• Kimlik doğrulama hatası → alarm.
• Geçersiz veri → manuel/düzeltme kuyruğu.
• Duplicate → idempotency kontrolü.

21. Dead-Letter / Hata Kuyruğu

Belirli deneme sayısından sonra çözülemeyen entegrasyon kayıtları kaybolmamalıdır.

• Kayıt türü.
• Referans ID.
• Hata.
• İlk/son deneme.
• Sorumlu.
• Düzeltme aksiyonu.
• Yeniden işleme.

22. Veri Uzlaştırma

Başarılı API yanıtı her zaman iki sistemin tamamen tutarlı kaldığını garanti etmez. Periyodik uzlaştırma yapılmalıdır.

23. Stok Uzlaştırma

Özellikle yüksek satış hızında portal ve kaynak stok arasındaki fark izlenmelidir.

• SKU.
• Portal satılabilir stok.
• Kaynak stok.
• Fark.
• Son senkron zamanı.
• Bekleyen sipariş etkisi.

24. İzleme ve Alarm

• ERP bağlantısı kesildi.
• Sipariş aktarım hatası yükseldi.
• Stok senkronu gecikti.
• Fiyat güncellemesi başarısız.
• Hata kuyruğu büyüyor.
• Sevkiyat güncellemesi gelmiyor.

Alarm iş etkisine göre önceliklendirilmelidir.

25. Entegrasyon KPI'ları

• Sipariş aktarım başarı oranı.
• Ortalama aktarım gecikmesi.
• Stok güncellik süresi.
• Fiyat senkron hatası.
• Retry oranı.
• Manuel müdahale oranı.
• Uzlaştırma farkı.
• Hata kuyruğu yaşı.

26. Kabul Testleri

1. ERP ürünü doğru SKU ile portala geliyor.
2. Kategori eşleme doğru çalışıyor.
3. Stok değişimi tanımlı sürede yansıyor.
4. İki kanal aynı stokta overselling üretmiyor.
5. Aynı sipariş iki kez ERP'de oluşmuyor.
6. ERP iş kuralı reddi kullanıcı/operasyona yansıyor.
7. Kısmi sevkiyat doğru miktarlarla portala dönüyor.
8. Takip numarası doğru siparişe bağlanıyor.
9. Geçici hata retry ile düzeliyor.
10. Geçersiz veri hata kuyruğuna gidiyor.
11. Günlük sipariş uzlaştırması farkı yakalıyor.

Uygulama: B2B Entegrasyon ve Veri Sahipliği Haritası

1. Bağlanacak sistemleri listeleyin.
2. Ürün, fiyat, stok, cari, sipariş, sevkiyat ve fatura için ana kaynağı belirleyin.
3. Her veri için yön ve senkron sıklığını yazın.
4. Stok rezervasyon sahibini belirleyin.
5. Sipariş dış referans/idempotency kuralını yazın.
6. Sevkiyat geri dönüş alanlarını belirleyin.
7. Retry ve hata kuyruğu politikasını oluşturun.
8. Uzlaştırılacak veri setlerini seçin.
9. Alarm eşiklerini belirleyin.
10. 11 kabul testini sisteminize uyarlayın.

Teknik veri akışını kurduk. Sonraki derste bu altyapıyı gerçek müşterilerin ve satış ekibinin günlük çalışma biçimine dönüştüreceğiz.