B2B Teklif, Sipariş Onayı ve Tekrar Sipariş Süreci Nasıl Kurulur?

B2B Satın Alma Tek Bir 'Sepeti Onayla' İşlemi Değildir

Kurumsal müşteride satın alma süreci ürün seçimiyle başlayıp doğrudan kesin siparişe gitmeyebilir. Kullanıcı fiyat isteyebilir, sepeti şirket içi onaya gönderebilir, satın alma sipariş numarası ekleyebilir veya daha önceki siparişi tekrar oluşturabilir.

İyi tasarlanmış B2B akışı, farklı işlem türlerini tek bir belirsiz statü altında toplamak yerine teklif, talep, onay ve kesin siparişi açık biçimde ayırır.

1. Sepet

Sepet henüz kesin sipariş değildir. Kullanıcı ürün, miktar, adres ve ticari seçenekleri hazırlayabilir.

• Ürün/SKU.
• Miktar/birim.
• Hesaplanan fiyat.
• Teslimat adresi.
• Müşteri referansı.
• Not.
• Proje/masraf merkezi gerekiyorsa.

2. Teklif Talebi

Fiyatı doğrudan belirlenemeyen veya yüksek miktarlı işlemler için kullanıcı teklif isteyebilir.

• Talep numarası.
• Müşteri.
• Ürün/miktar.
• Teslimat ihtiyacı.
• İstenen tarih.
• Not/dosya gerekiyorsa.
• Durum.

3. Teklif

Satıcı, teklif talebine veya satış görüşmesine karşılık fiyat ve koşul oluşturabilir.

• Teklif numarası.
• Sürüm.
• Ürün/miktar.
• Net fiyat/iskonto.
• Para birimi.
• Teslimat koşulu.
• Geçerlilik.
• Ödeme koşulu.
• Yetkili onay.

4. Teklif Sürümleme

Teklif revize edildiğinde eski teklif sessizce üzerine yazılmamalıdır.

5. Teklif Geçerliliği

Teklifin başlangıç ve bitiş zamanı bulunabilir. Süresi dolan teklif doğrudan siparişe dönüşmemeli; yeniden fiyatlama veya satış onayı gerektirebilir.

6. Tekliften Siparişe Dönüşüm

1. Müşteri geçerli teklifi açar.
2. Ürün/miktar ve koşulları doğrular.
3. Şirket içi onay gerekiyorsa başlatır.
4. Finansal kontroller yapılır.
5. Teklif sürümü sipariş snapshot'ına bağlanır.
6. Kesin sipariş oluşturulur.

Teklif fiyatı sipariş anında hangi koşulla korunuyorsa kural açık olmalıdır.

7. Sipariş Talebi

Kurumsal kullanıcının hazırladığı sepet, şirket içinde onay bekleyen satın alma talebine dönüşebilir.

Bu aşamada satıcıya kesin sipariş gitmemesi gerekiyorsa durum modeli bunu açıkça ayırmalıdır.

8. Müşteri Satın Alma Sipariş Numarası

Kurumsal müşteri kendi ERP veya satın alma sistemindeki PO/sipariş numarasını B2B siparişine eklemek isteyebilir.

• Müşteri PO numarası.
• Proje kodu.
• Masraf merkezi.
• Talep eden kişi.
• Departman.

PO numarasının müşteri içinde benzersiz olması gerekiyorsa doğrulama kuralı tanımlanabilir.

9. Onay Akışını Ne Tetikler?

• Sipariş tutarı.
• Kategori.
• Ürün tipi.
• Şube.
• Departman.
• Bütçe/masraf merkezi.
• Yeni teslimat adresi.
• Özel fiyat.
• Limit aşımı.

Alıcı şirket içi onay ile satıcı tarafı finans/ticari onayı birbirine karıştırılmamalıdır.

10. Alıcı Tarafı Onayı

Bu onay müşterinin kendi organizasyon yetkisidir.

11. Satıcı Tarafı Onayı

Bu iki onay türünün sahipleri, SLA'ları ve sonuçları ayrı izlenmelidir.

12. Çok Kademeli Onay

1. Talep oluşturulur.
2. Kural motoru gerekli onayları çıkarır.
3. Birinci onay.
4. İkinci onay gerekiyorsa görev.
5. Red/düzeltme gerekiyorsa talep sahibine dönüş.
6. Tüm onaylar sonrası ticari yeniden doğrulama.
7. Kesin sipariş.

13. Paralel mi Sıralı mı?

Birden fazla onay gerekiyorsa hepsinin sırayla mı yoksa bazı rollerin paralel mi onaylayacağı tanımlanmalıdır.

İlk sürümde gerçek ihtiyaç yoksa karmaşık koşullu workflow yerine anlaşılır sıralı yapı daha yönetilebilir olabilir.

14. Onay SLA'sı ve Hatırlatma

• Görev oluşturma zamanı.
• Beklenen yanıt süresi.
• Hatırlatma.
• Vekil/delege.
• Eskalasyon.
• Süresi geçen talep davranışı.

Onay akışı dijitalleşirken yeni bir bekleme kuyruğu oluşturmamalıdır.

15. Red ve Düzeltme

Onaylayıcı yalnız kabul/red değil gerekçeli düzeltme isteyebilmelidir.

• Red nedeni.
• Düzeltilecek satır.
• Miktar değişikliği.
• Adres değişikliği.
• Bütçe/PO düzeltmesi.

Düzeltme sonrası önceki onayların geçerli kalıp kalmayacağı değişikliğin önemine göre kural olmalıdır.

16. Onay Sırasında Fiyat ve Stok

Talep saatler veya günler boyunca onay bekleyebilir. Bu sürede fiyat, stok, vade veya limit değişebilir.

Kesin siparişten önce ticari veriler yeniden doğrulanmalıdır; teklif/sözleşmeyle kilitlenmiş alanlar kendi geçerlilik kurallarına göre korunur.

17. Stok Rezervasyonu

Onay bekleyen her talep için stok ayırmak diğer müşterilere gereksiz stok kilidi yaratabilir. Hiç ayırmamak da onay sonrası stok bulunamamasına yol açabilir.

• Rezervasyon yok.
• Kısa süreli rezervasyon.
• Belirli müşteri/ürün için rezervasyon.
• Teklif/özel üretim için farklı politika.

Politika ürün arzı ve onay süresine göre seçilmelidir.

18. Kesin Sipariş Öncesi Kontroller

1. Hesap aktif mi?
2. Kullanıcı yetkili mi?
3. Ürün/katalog yetkisi sürüyor mu?
4. Fiyat geçerli mi?
5. Miktar/ambalaj kuralı geçerli mi?
6. Stok/tedarik kuralı uygun mu?
7. Onaylar tamam mı?
8. Vade/limit uygun mu?
9. Teslimat adresi geçerli mi?
10. Teklif kullanıldıysa sürüm/geçerlilik doğru mu?

19. Sipariş Snapshot'ı

• Müşteri ve fatura bilgisi.
• Teslimat adresi.
• Ürün/SKU açıklaması.
• Miktar/birim.
• Fiyat ve iskonto.
• Vergi yaklaşımı.
• Ödeme/vade.
• Müşteri PO numarası.
• Teklif referansı.
• Onay zinciri referansı.

Ana veriler sonradan değişse bile siparişin o günkü ticari bağlamı korunmalıdır.

20. ERP'ye Sipariş Aktarımı

Kesin sipariş ERP'ye gönderiliyorsa güvenilir dış referans ve idempotency gerekir.

21. ERP Sipariş Durumu

• Aktarım bekliyor.
• Aktarıldı.
• ERP kabul etti.
• ERP reddetti/hata.
• Hazırlanıyor.
• Kısmi sevk.
• Tam sevk.
• Faturalandı.
• Tamamlandı.

Gerçek durum modeli kullanılan ERP ve operasyon sürecine göre sadeleştirilmelidir.

22. Sipariş Değişikliği

Kesinleşmiş B2B siparişinde miktar, adres veya ürün değişikliği istenebilir.

Siparişi sessizce düzenlemek yerine revizyon, iptal-yeniden sipariş veya ERP değişiklik süreci işletmenin operasyon politikasına göre belirlenmelidir.

23. Kısmi Sevkiyat

B2B siparişlerde ürünlerin farklı tarihlerde sevk edilmesi yaygındır.

• Sipariş edilen miktar.
• Ayrılan miktar.
• Sevk edilen miktar.
• Kalan miktar.
• Beklenen sevk tarihi.

Müşteri siparişin tamamını tek 'kargolandı' etiketiyle değil satır/sevkiyat seviyesinde izleyebilmelidir.

24. Backorder / Bekleyen Ürün

Stokta olmayan ürünün siparişte tutulup tutulmayacağı ticari kuraldır.

• Siparişi engelle.
• Bekleyen sipariş kabul et.
• Kısmi sevk et.
• Alternatif ürün öner.
• Tahmini tedarik tarihi göster.

25. Tekrar Sipariş

Tekrarlayan B2B alımlarında geçmiş siparişten yeni sepet oluşturmak büyük zaman kazandırır.

Ancak tekrar sipariş eski fiyat ve stokla doğrudan kesinleşmemelidir; güncel katalog, fiyat, miktar ve finans kuralları yeniden hesaplanmalıdır.

26. Favori / Sipariş Listesi

• Sık alınan ürünler.
• Şubeye özel standart liste.
• Proje listesi.
• Favori ürünler.
• Kaydedilmiş sepet.

Bu listeler satın alma kullanıcısının her seferinde katalogda ürün aramasını azaltır.

27. Hızlı Sipariş

Ürün kodunu bilen profesyonel kullanıcı için SKU + miktar girişi veya kontrollü toplu dosya yükleme klasik kategori gezinmesinden daha hızlı olabilir.

• SKU/kod.
• Miktar.
• Birim.
• Satır hata mesajı.
• Fiyat doğrulaması.
• Katalog yetkisi.

28. Toplu Sipariş Dosyası

Excel/CSV gibi toplu sipariş kullanılıyorsa her satır güvenli biçimde doğrulanmalıdır.

• SKU var mı?
• Müşteri ürünü alabilir mi?
• Birim doğru mu?
• Minimum miktar uygun mu?
• Fiyat hesaplandı mı?
• Stok/tedarik kuralı uygun mu?

Dosyadaki fiyatı güvenilir kaynak kabul etmeyin; fiyat motoru yeniden hesaplamalıdır.

29. Sipariş Bildirimleri

• Talep oluşturuldu.
• Onay bekliyor.
• Onaylandı/reddedildi.
• Sipariş kesinleşti.
• ERP aktarım sorunu.
• Sevkiyat.
• Kısmi sevkiyat.
• Tamamlanma.

Bildirim kullanıcıya aksiyon gerektiren bilgiyi vermeli; hassas finansal veriyi gereksiz kanallarda taşımamalıdır.

30. Sipariş KPI'ları

• Sepet/talep → sipariş dönüşümü.
• Teklif → sipariş dönüşümü.
• Ortalama onay süresi.
• Red/düzeltme oranı.
• Dijital sipariş oranı.
• Tekrar sipariş oranı.
• ERP aktarım hata oranı.
• Sipariş başına manuel müdahale.
• Kısmi sevkiyat oranı.

31. Kabul Testleri

1. Teklif sürümü doğru siparişe bağlanıyor.
2. Süresi dolmuş teklif siparişe dönüşmüyor.
3. Tutar eşiği doğru onaylayıcıyı seçiyor.
4. Red/düzeltme gerekçesi kaydediliyor.
5. Onay beklerken değişen fiyat kesinleşmede kontrol ediliyor.
6. Limit aşımı satıcı finans onayına gidiyor.
7. Aynı portal siparişi ERP'de iki kez oluşmuyor.
8. Kısmi sevkiyat satır bazında görünüyor.
9. Tekrar sipariş güncel fiyatı yeniden hesaplıyor.
10. Toplu dosyadaki yetkisiz SKU reddediliyor.

Uygulama: B2B Teklif ve Sipariş Akış Haritası

1. Sepetten kesin siparişe kadar durumları çizin.
2. Teklif gereken senaryoları işaretleyin.
3. Teklif sürüm/geçerlilik kuralını yazın.
4. Alıcı tarafı onay kurallarını ekleyin.
5. Satıcı tarafı finans/ticari onaylarını ayırın.
6. Onay sırasında fiyat/stok davranışını belirleyin.
7. Kesin sipariş öncesi kontrolleri listeleyin.
8. ERP aktarım ve hata durumlarını ekleyin.
9. Kısmi sevkiyat/backorder politikasını yazın.
10. Tekrar ve hızlı sipariş yöntemlerini seçin.
11. 10 kabul testini sisteminize uyarlayın.

KMK Enterprise'ı İnceleyinKurumsal teklif, sipariş, cari ve ERP süreçlerinin kuruma özel ticaret altyapısında nasıl kurgulanabileceğini inceleyin.

B2B müşterinin finansal ve sipariş döngüsünü kurduk. Sonraki bölümde ERP, stok ve sevkiyat entegrasyonunu; ardından B2B operasyonu, müşteri aktivasyonu ve satış ekibiyle birlikte çalışma modelini ele alacağız.